Jag har läst att man ägnar 20 % av sin arbetstid till väsentligheter och resterande tid till mindre viktiga arbetsuppgifter. Vet inte om detta är rimligt men visst skulle jag vilja bli mer effektiv. Många chefer jag träffar känner sig stressade över allt de skall hinna med, en överfull inkorg och surdegar som aldrig blir av men som tar en massa energi.

Jag har under åren samlat på mig ett gäng tips och trix kring hur man kan bli mer effektiv och få mer tid över till annat (strategiskt arbete, kringvandrande ledarskap, familj och annat roligt). Tyvärr är det som med så mycket annat – det finns ingen Quick fix gällande personlig effektivitet. Det gäller att skaffa nya vanor och har ni följt vår blogg så vet ni ju vi detta laget hur svårt det är!

De effektivitetstips jag plockat ut till denna artikel är tänkta att bemöta behov jag själv har eller som jag stött på i min omgivning.

• Planera nästa dag. Avsluta dagen med att gå igenom e-posten och planera din nästa dag. Du sover bättre och kan vara mer närvarande hemma om du vet vad som skall utföras och att du har det nedskrivet. 
• Att göra listan. På din att göra lista får det finnas max fyra aktiviteter – två riktigt affärskritiska och/eller surdegar och två snabba/enkla. Privata grejer skall ligga på en privat lista. Du startar alltid med det mest affärskritiska och jobbar dig neråt i listan. Den privata listan tar du sist.
• Vänta med din inbox. När du kommer till jobbet skall du inte gå igenom e-posten det första du gör. Stäng av alla inboxljud och vänta med att öppna den. Jag rekommenderar att man (om man har möjlighet) ställer in sitt e-postkonto så att posten laddas ned vid fasta tider (ex. 09:30, 12:45 samt 15:00). Detta ger en raketstart på dagen och arbetsro under dagens gång.
• Jag skall bara… Visst är det skönt att göra få saker och ting gjorda – även om det är småsaker – de måste ju ändå göras. Visst, men börja alltid – ALLTID med det affärskritiska/svåra. Det första du gör på arbetsdagen skall vara det mest affärskritiska/svåra sen jobbar du dig nedåt i din ”att göra lista”. Om du har svårt att börja med denna, kanske viktigaste, effektivitetsvanan så gör det i alla fall en kort stund – bara för att komma igång och prova på det.
• Blocka din bästa tid på dagen. Vare sig du är mest kreativ och effektiv på för- eller eftermiddagen så se till att göra den till din egentid. Blocka din kalender, stäng dörren och stäng av telefonen - då får du omgivningen att förstå att under denna tid MÅSTE du få arbeta ostört. Vill du vara riktigt tydlig så sätter du en lapp på dörren med följande fyra frågor: ”Är det viktigt?” ”Kan någon annan hjälpa dig?” ”Kan du lösa det själv?” eller ”Kan det vänta?”.
• Ta inte över aporna. Det kan vara tillfredställande att vara den som andra går till för att få sitt problem löst. Men fråga dig alltid – är detta verkligen mitt ansvar/problem? Om jag antar uppgiften vad får jag då offra? Dina merarbetare växer med nya utmaningar och det arbete du gör skall vara sådant som BARA du kan utföra. Om du har svårt att säga nej – säg ja men kräv att få ett genomarbetat/förberett förslag så spar du mycket tid och energi.
• Ställtid – vanligaste tidstjuven. Ställtid är den tid det tar dig att återfå din ursprungliga fokus när du byter arbetsuppgifter, blivit avbruten eller bara hämtar nytt kaffe. Ibland måste man avbryta men var medveten om att det kan ta 15 minuter att få tillbaka din koncentration.
• Skala bort, tacka nej, avböj, delegera. Denna klassiker är ganska enkel. Vilka två/tre aktiviteter är affärskritiska för ditt uppdrag? Gör då mest av dessa och skala bort allt onödigt fett runt omkring.
• Mötesdiciplin. Man använder den tid man får – du kan göra din morgonrutin på 15 minuter eller två timmar. Avsätt inte en timme bara för att din kalender är uppbyggd i en timmes intervaller. Ifrågasätt alltid syftet med mötet och om det kommer att addera värde till ditt uppdrag/din grupp? Kan någon annan gå istället? Effektiva möten är väl förberedda, innefattar relevanta personer, har en agenda och en ordförande samt är korta. Aldrig är möten så korta och effektiva som när ni står upp under mötet och mötets ordförande inte hann med det välbehövliga toalettbesöket innan mötets start.

Dessa är som sagt bara några få tips som jag tror kommer hjälpa mig (och kanske även dig) i min strävan att bli mer effektiv och får tid över till annat. Om du har några fler tips eller kanske rent av infört en ny vana som gjort dig mer effektiv så får du gärna gå in på vår facebooksida och tipsa oss andra.

Min målbild är att jag alltid framöver kommer att vara klar kl. 13:30 med allt det operativa och ha flera timmar över till strategiskt, roligt och utvecklande arbete.

Nu skall jag skriva ut min lista, laminera den och ha den som skrivbordsunderlägg – då kan jag ju bara inte komma undan...

Carl Wieslander