Jag vill här dela med mig lite tips om hur du som chef, som förväntas utföra dina intervjuer själv, kan undvika några misstag och göra en smidig intervju direkt.

Jag har många års erfarenheter av kvalificerad rekrytering och personbedömning - allt från snabba högvolymsrekryteringar till omfattande assessment centers.

Lite slarvigt kan man säga att rekrytering och urval handlar om kvalificerad gissning där ju fler urvalsinstrument processen innefattar (CV, intervjuer, tester, arbetsprov, referenser, googla, UC etc.) desto mindre är risken för en felrekrytering. Intervjun är bara en del i en hel rekryteringsprocess men den är viktig av flera skäl. Utöver att ni skall få chans att bilda er en uppfattning om kandidaten innebär intervjun ofta en införsäljning av tjänsten till densamme. En väl genomförd intervju blir ett bra urvalsinstrument, sparar allas tid och får dig att framstå som en professionell och lyhörd ledare.

• Förberedelser. Vet kandidaten i förväg när, exakt var och vem/vilka hon skall träffa? Vilken byggnad är det, var skall hon parkera och vem skall hon fråga efter i receptionen? Få kandidater vågar fråga och du vill ha en lugn och trygg kandidat på intervjun. Har du läst Cv:t iför intervjun och kanske memorerat hennes namn?
• Inte ett samtal. En intervju är inte ett samtal där ni försöker hitta likheter eller gemensamma intressen utan är till för att samla information om en individs erfarenheter och beteendemönster. Detta för att utröna om hon kan prestera under givna förutsättningar i tjänsten som står till bjuds. Du skall kallprata några minuter och gärna skämta på din egen bekostnad för att få kandidaten att känna sig trygg i situationen. Därefter börjar intervjun och din informationsinsamling – du frågar och lyssnar aktivt (ställer följdfrågor).  
• Kandidaten i fokus. Även om ett syfte med intervjun är att sälja in tjänsten/organisationen till kandidaten så skall du inte komma med för mycket information eller ta för mycket tid i anspråk. Information om dig, din grupp/bolaget eller tjänsten bör inte uppta mer än 15-20% av tiden. Lägg sådan information i slutet av intervjun – kandidaten är nervös/laddad på att presentera dig själv och kan ha svårt att ta in för mycket information i början på intervjun.
• Gärna två intervjuare – men inte fler. Är ni två (chef/Hr/medarbetare) kan ni hjälpas åt med relevanta frågor och att hålla fokus under intervju. Är ni fler riskerar ni att göra kandidaten nervös och pressad. Bättre då att ha flera intervjuer.
• Tid och miljö. Jag brukar rekommendera intervjuer i två timmars pass. Då kan ni hinna med två på förmiddagen och två på eftermiddagen. Själva intervjun för bör inte vara mer än 1,5 timmar med tid för summering och reflektion efteråt. Se till att delegera dagens aktiviteter/andra kontakter så att du/ni inte blir störda och kan behålla fokus. Håll intervjun på neutral mark långt från mobiler, datorer och människor som avbryter.
• Strukturerad. Att alla kandidater får samma frågor i ungefär samma följd är viktigt för att förutsättningarna skall vara någorlunda lika för alla. Detta i sin tur är avgörande för att ni skall kunna jämföra kandidaterna med varandra. 
• Kompetensbaserade frågor utifrån nyckelbeteenden. Så som individen betett sig tidigare kommer hon med största sannolikhet även att bete sig framöver (förutsatt att omgivningen är någorlunda lika). Genom att ställa kompetensbaserade frågor utifrån individens tidigare erfarenheter ökar ni chansen att få bevis på framtida beteende/prestation. Hitta tjänstens nyckelbeteende (ex. ringa säljsamtal) och fråga om exempel på dessa. Ställ relevanta följdfrågor kring kandidatens exempel:                  
  • Hur löste du/ni problemet?
  • Vad var din roll?
  • Vad blev resultatet?
  • Hur togs det emot av omgivningen/din chef?
  • Vilken lärdom har du dragit av erfarenheten?

Om inte kandidaten kan komma med några som helst exempel så bör detta ses som en risk och något som kan tas upp med referensgivarna.

• Summering. Avsluta alltid intevjun med att fråga om något är oklart eller bör tilläggas/informeras om. Därefter förklarar ni den vidare processen samt tidshorisonten och avtackar kandidaten. När denne gått summerar du/ni intrycken och vad som talar för/emot just denna kandidat. Håll det kort – det räcker ofta med stödord.
• Flera i rad. Jag vill betona fördelen av att hålla alla intervjuer under en och samma dag. Du/ni blir effektiva, samspelta och har lättare att jämföra kandidaterna åt. Andra fördelar är att ni kommer snabbare till beslut och minskar risken för att kandidater hoppar av en utdragen process.
• Undvik. Hypotetiska frågor exempelvis ”hur skulle du agera om…”. Denna frågeteknik ger svar på hur kandidaten vill bete sig men inte nödvändigtvis hur hon faktiskt beter sig i konkreta situationer.

Vill du ha hjälp med en intervjumall och lite struktur kring din intervju så får du gärna ladda ner en intervjumall från vår hemsida (intervjumall) och vill du ha tips på relevanta frågor att ställa så hittar du en samling frågor också (frågebatteri).

Har du bra tips gällande intervjuer eller frågor så logga in på vår facebooksida och lägg en kommentar.

Lycka till med dina kommande intervjuer.

Carl Wieslander