I drygt tolv års tid har människors problem och deras vilja att lösa dem varit mitt levebröd. Jag har arbetat med individer, grupper och organisationer och de problem som de har upplevt. Min huvudsakliga ambition har varit att hjälpa mina klienter att själva finna lösningar på sina problem men ibland har jag även deltagit mer praktiskt i själva lösningen. En av de viktigaste erfarenheterna jag har gjort under dessa år är betydelsen av att kunna fokusera problem och utgå från en ordentlig problemanalys innan man går vidare med lösningarna. Utan en väl genomförd problemanalys finns det alltid en risk att rikta arbetet mot fel saker eller att det är fel personer som engageras i lösningen.

Precis som ivriga elever på ett matteprov kan vi ibland bli alltför angelägna att ge oss på att lösa uppgiften innan vi har förstått vad uppgiften egentligen handlar om. Risken är att vi börjar räkna på saker eller försöka att lösa ett problem som egentligen inte efterfrågades i uppgiften.  För den stackars eleven som inte läste färdigt uppgiften blir ansträngningen i onödan och uträkningen ges noll poäng vid rättning.

Om du vill bli mer effektiv på att lösa problem så bör du, precis som en mer noggrann elev, börja med att reflektera över vad som egentligen är problemet. Till hjälp kan vara att börja med frågor kring på vilket sätt ditt problem hindrar dig från att göra det du vill, uppnå de mål du strävar efter eller uppleva det som du tycker är värdefullt. Frågan kan också omformuleras till vad du skulle kunna göra om problemet inte fanns där. Om ditt problem exempelvis är att du har för mycket att göra på jobbet så kanske frågorna leder dig fram till att problemet egentligen är att du missar att skjutsa dina barn till sina fritidsaktiviteter eftersom du arbetar över.

De flesta vardagliga eller arbetsrelaterade problem ingår i ett socialt samspel där andra personer är involverade. För att på ett effektivt sätt kunna gå vidare och arbeta med problemets lösning behöver du fundera över hur ägandeförhållandena ser ut för problemet. I detta skede tycker jag det är viktigt att ha en fortsätta rationell hållning till analysen snarare än en moralisk. Även om det är du som skapar problemen genom dina beteenden så är detta inte det samma som att problemet automatiskt blir ditt. I exemplet ovan så kan du ställa dig frågan om problemet är ditt som får jobba till 18:30 eller om det är dina barn som missar att få spela fotboll som har problemet (kom ihåg att fortsätta vara rationell snarare än moralisk). Om du regelbundet missar dina deadlines är problemet automatiskt inte ditt men andra som drabbas av dina sena leveranser kanske upplever ett problem med detta.  För din del behöver det ju inte bli ett problem så länge du är immun mot andras skäll, kritik eller tjat.

Vad jag vill poängtera är definitivt inte att du står utan ansvar för dina handlingar så länge konsekvenserna inte drabbar dig själv utan jag vill snarare visa på att det inte är objektivt givet vad som är ett problem. Det är du själv som väljer om det är ditt problem eller inte. Här kommer dock den moraliska aspekten in.  Väljer du att inte göra dina barns missade fotbollsträning eller projektledarens försenade projekt till ditt eget problem så tycks det mig som om du (just i dessa exempel) gör ett moraliskt tvivelaktigt val. I andra fall kan det vara mer uppenbart att det inte är ditt problem även om det är relaterat till dina beteenden (kan t.ex. vara om någon irriterar sig på ditt sätt att genomföra enskilda arbetsuppgifter på).

Att sortera ut om det är någon annans problem, ditt problem eller ett gemensamt problem bör automatiskt leda till att reflektera över vilka som är en del av problemets lösning. De som är en del av lösningen behöver inte nödvändigtvis vara en fullständig spegling av vilka som äger problemet utan handlar snarare om vilka som har resurserna att lösa det. Ett vardagligt exempel är att duka av middagsbordet för att du skall kunna sätta dig ned och se på nyheterna med gott samvete. Sannolikt är detta ditt problem men knappast dina barns problem (som upplever att rena tallrikar ändå står på bordet dagen efter). Däremot har barnen (förutsatt att åldern är inne) goda resurser att hjälpa till med avplockningen och på så sätt bidra till att ditt problem blir löst.

Som för alla problem med dessa grundförutsättningar (mitt problem/gemensam lösning) så måste motivation skapas för att någon annan skall vilja hjälpa till med lösningen. En bra utgångspunkt för att skapa en sådan motivation är att vänligt be om hjälp och belöna genom visad tacksamhet. Ett dåligt sätt att skapa sådan motivation är att hota eller tvinga någon till att hjälpa till och sedan negligera insatsen.

Om situationen är den motsatta där du inte är en del av problemet men efterfrågas att ta del i lösningen vilar ett ansvar på dig att fundera över vad din hjälp skulle kunna bidra med. Det kan ibland vara lätt att ta över andras problem som en ren sympatiåtgärd men inte särskilt hjälpsamt om du inte har resurser att bidra till lösningen.

Som chef kan det vara lätt att hamna i en situation där du tar över lösningen av andras problem dels för att du har ett övergripande ansvar men också för att du vill underlätta för dina medarbetare. Innan du kliver in i rollen som ”fixaren” är dock viktigt att fundera över vad den egna insatsen kommer ha för effekt. Kanske är det så att kostnaden för din insats överstiger de eventuella resultat den kan bidra till. Det finns också en risk i att du understödjer en inlärningsprocess som innebär att det blir smidigare för dina medarbetare att lämna över sina problem till dig som chef istället för att försöka lösa dem själv. Det är sällan särskilt funktionellt att helt och hållet ta över någon annans problem utan ett delat engagemang bör förväntas om du skall vara med och lösa problemet.

Så här långt in i problemanalysen så har du bildat dig en uppfattning av vad som egentligen är problemet, du har valt om du skall göra det till ditt problem eller inte och du har också valt om du skall försöka motivera andra till att hjälpa dig att lösa problemet. Nästa fas blir självfallet att fokusera på lösningen och fundera över vilka beteenden som kommer krävas för att lyckas. Men precis som för eleven med mattetalet framför sig är sannolikheten för framgång betydligt högre om du har läst hela uppgiften innan du sätter igång med detta!

Martin Carlström