Du som följer exceedos blogg regelbundet har vid detta lag förstått att vi förordar, ja nästan predikar kring begreppet positiv förstärkning. Vi är genom forskningen övertygade om berömmets och uppskattningens inverkan på våra prestationer.

Jag har i denna artikel valt att slå hål på lite myter kring vad vi tror skapar engagemang och motivation i arbetslivet. Egentligen är det ganska lätt – sätt dig i din medarbetares sits och du ökar din förståelse kring varför aktiviteten upplevs motiverande eller inte. Hur motiverande tror du förlorarna av säljtävlingen blir? Visst någon högpresterare som kom nära kanske blir sporrad men för flertalet kan det upplevas direkt demotiverande och få kontraproduktiva konsekvenser för resultatet.

En annan aspekt av det är att vi alla är så väldigt olika – något som upplevs som belönande och motiverande för en medarbetare (ex. beröm inför gruppen) kan få motsatt effekt för en annan gruppmedlem. Det kan vara svårt att förstå för en extrovert person men kan faktiskt föra att individen underpresterar bara för att slippa ”kliva upp på podiet”

Vi på exceedo förordar som sagt uppskattning, positiv feedback och beröm men varför säger vi då att man skall undvika säga ”Bra jobbat!” på fikat eller att beskriva någon som ambitiös, flitig, duktig, pålitligt, smart etc. under ett utvecklingssamtal. Jag vet att det låter positivt och är enkelt samt handlingskraftigt för dig som chef att slänga ur dig men det ger tyvärr inte så mycket information och du får inte dina medarbetare att växa – något som är viktigt för motivationen.  Din medarbetare vet fortfarande inte exakt vad hon gjort bra eller ännu viktigare – vad hon skall göra ännu mer av.  Om du skall jobba med positiv förstärkning så bör din medarbetare:

• I förväg informeras kring vilka få nyckelbeteenden som bidrar mest till verksamhetens mål.
• Direkt efter beteendet få positiv uppskattning för detta.
• Direkt efter uppskattningen även påminnas om varför detta beteende är viktigt för dig/verksamheten/kunden.

Om du lyckas med dessa tre steg så har du  en medarbetare som vet var ni är på väg, vad som förväntas av henne och som känner sig värdesatt och i ett sammanhang där hon verkligen bidrar till verksamhetens mål. Nedan listar jag några vanliga aktiviteter som tros motivera medarbetare till ännu bättre prestationer samt ger min imput kring varför dessa inte fungerar eller hur man kan göra för att få dem att fungera:

Tävlingar. Klassikern som säljcheferna försöker hitta tusen varianter på. Visst kan du få en ökning av aktiviteten om du kör en kortare tävling men efteråt finns det oftast bara en vinnare och resten blir förlorare (så varför skall de lägga manken till nästa gång?). Medarbetarna blir lätt säljtrötta och kanske helt slutar upp med nyckelbeteendet efter er aktivitet. Om du nu tvunget vill ha en tävling (ofta är det ju säljchefen som känner att han måste vara handlingskraftig) så se till att alla kan vinna genom att de tävlar mot sitt eget snitt eller någon extern ”fiende”. Sätt låga mål så att medarbetarna snabbt når målen och upplever aktiviteten som lustfylld och se även till att föregå med gott exempel själv genom att delta.

Månadens medarbetare. Det kan verka lockande att kasta fram den bästa säljaren för att visa de andra hur det skall gå till. Nackdelen är att du fått en glad individ (om hon nu gillar att stå inför gruppen och vara chefens gullegris) medans resterande i gruppen är missnöjda. Medarbetarna skall ej behöva tävla om din gunst. Se istället till att alla får individuella mål utifrån sina förutsättningar och börja lågt så att du får chans att belöna snabbt. Om du vill lyfta fram en högpresterare så gör det inför ledningen eller låt henne informellt berätta om ”best practise” inför gruppen.

För höga mål. Vanligt bland chefer som lovar ledningen enastående resultat som sedan medarbetarna måste infria. För höga mål fungerar inte som motivator utan upplevs snarare som övermäktiga. Sätt istället låga individuella mål som snabbt nås och som ni får möjlighet att fira snart. Detta möjliggör även att du får med dig alla – även lågpresterarna. Trappa upp målen successivt men fortfarande lika individuellt.

Topplistor. Denna liknar ovanstående kring tävlingar där det bara finns en ledare/vinnare och resten ligger efter. Om du skall visa siffror över individuella prestationer inför gruppen så bör du visa hur individerna lyckades i förhållande till sitt eget snitt (procentuellt över eller under snittet men inte siffror). Detta sätt främjar samarbete och erfarenhetsutbyte och skapar mer arbetsglädje för individen.

Bonus. Ekonomiska bonusar är högst debatterade och tveksamma som förstärkare av nyckelprestationer. Vill man använda sig av monetär ersättning bör man se till att de faller ut så nära nyckelbeteendet som möjligt – gärna samma dag om det går. Bonusar som kommer månaden efter eller senare har visat ha liten eller ingen påverkan på individers nyckelprestationer. Om ni vill använda bonusar se då till att de innehåller något element som främjar samarbete och erfarenhetsutbyte.

Utvecklingssamtalet. Många tror felaktigt att utvecklingssamtalet skall fungera som motivator för medarbetarna. Det räcker inte att ge sina medarbetare positiv feedback en gång om året och tro att detta skall räcka som inspiration för hela resterande året. Andra mer närliggande konsekvenser kommer snart att göra sig påminda och ta över individens handlande. Om valet står mellan att hämta lite för sent på förskolan och stanna kvar hela arbetstiden ut – vad tror ni jag väljer? Konstant tjat och besvikelse från personal och familj eller en uppmuntrande kommentar från chefen på utvecklingssamtalet? Istället för utvecklingssamtalet förordar jag kortare avstämningar en gång/vecka eller var fjortonde dag. Ni tar en kvart och följer en kort agenda gällande prioriteringar, support/stöd, och nyckelbeteenden. Du som chef upplevs som mer lyhörd, intresserad och stödjande och du vet alltid var dina medarbetare befinner sig i projektet/uppgiften.

Uppmuntra ickebeteenden. Att inte störa, aldrig göra fel, inte säga emot eller ta för långa raster eller att alltid vara vid sin arbetsplats är typiska beteenden men säger om de belönas extensivt kommer de att leda till att du får försiktiga medarbetare som inte tar några initiativ eller kommer med förslag.

Fira födelsedagar genom tårta. Och tro att dina trötta medarbetare skall känna sig tvungna att bjuda tillbaks genom att prestera bättre framöver. Det enda du lär de trötta samt deras högpresterande och frustrerade kollegor är att deras trötta beteende är lönsamt och alltid renderar minst en tårta om året. Detta gäller för övrigt även all sorts gruppbelöningar som gäller över hela medarbetarkåren – du lär de trötta att deras beteende belönas och du retar upp högpresterarna som börjar undra varför de skall jobba hårt hos dig när de kan belönas bättre någon annanstans.

Generella förstärkningar/belöningar. Även om du gillar att resa är det inte säkert att din medarbetare Anders som har fem barn där hemma vill lämna sin respektive hemma en vecka själv med barnen. Anders kanske underpresterar just för att slippa åka på resan. När det gäller belöningar så kan man generellt säga att:

• De allra flesta vill ha uppskattning och beröm men de flesta är svältfödda på det och kan vara lite ovana i början.
• Inte alla vill ha beröm inför andra
• Vi har väldigt olika intressen och värderingar och uppskattar därför olika saker. Alla vill inte ha en läsplatta som tack för en bra insats även om du råkar värdera detta högt och själv uppskattar din egen.
• Lär känna dina medarbetare – fråga dem under utvecklingssamtalet vad för sorts uppskattning de önskar när de presterar bra (uppskattning, middag för två, klapp på axeln, avancemang, vidareutveckling, biobiljetter, pengar…)
• Belöna endast sådant beteende eller de prestationer du vill se mer av och som gagnar verksamheten.

Carl Wieslander